על מפגש / כנס / ועידה / אירוע / קונגרס / האקתון או שאיך שתבחרו לקרוא לזה…

לפני כמה ימים נפגשתי עם מישהי שיש על שולחנה משימה רצינית- תכנון כנס של 3 ימים למאות נשות ואנשי מקצוע. עלו דברים מעניינים בשיחה אז אני משתפת תוך דוגמאות מכמה התנסויות מעניינות שהיו לי בחודש האחרון שהיה גדוש בכנסים, מפגשים ואירועים מקצועיים רבי משתתפים.

• מה המטרה?

למידה? קידום שינוי ארגוני? יצירת תחושת שייכות וגאווה מקצועית?

למפגש (מעדיפה את המונח הזה על פני כנס) יכולות להיות כמה מטרות וחשוב לחדד אותן לפני שנכנסים לתבניות מוכרות של ברכות/מליאה/ סדנאות. אני אוהבת לשאול איזו חוויה אנו רוצים שתהיה למשתתפים? המילה חוויה כוללת הרבה היבטים ועוזרת לחשוב על המפגש באופן רחב.

• מי קהל היעד?

הרקע של המשתתפים? הכרות קודמת? האם הם חלק מקהילה? האם הם בוחרים לבוא? מה ׳יוצא להם׳ מההשתתפות?

בהאקתון ראשון מסוגו שאורגן על ידי צוות מתי״א לבעלי תפקידים מתחום הטיפול ,ההחלטה הראשונית היתה לקיים מפגש למשתתפים שבוחרים לבוא מרצונם. זה השפיע על כל האווירה ורמת המחוייבות של המשתתפים. בכנס של מכללת לוינסקי באילת הוזמנו גם סטודנטים, גם מורים בהכשרה וגם מנהלי בתי ספר וכולם הרוויחו מהאוכלוסיה המגוונת ומהחיבורים שנוצרו.

• מי בצוות התכנון?

צוות רב תחומי מאפשר נקודות מבט שונות. חשוב לטעמי להכניס לצוות משתתפים מקהל היעד שיודעים הכי טוב מה נכון ומה פחות. בכנס למנהלי בתי ספר בירושלים שכותרתו ״אויר הרים״ רצינו לאפשר למנהלים לדבר על הנושאים הללו שלא מגיעים אליהם בשגרת העבודה היום יומית. מי שגיבשו את תכני הסדנאות והעבירו אותן היו מנהלי ומנהלות בתי ספר בעצמם שיודעים באופן הכי מדויק מה מעסיק אותם. תהליך התכנון וההעברה היה מעורר השראה למובילי הסדנאות ולמשתתפים.

• מתי להתחיל?

אתמול. לוקח זמן לרעיונות להבשיל, לשותפים לייצר הסכמות ולאפשר עיסוק מעמיק בתוכן ובמסביב. את התכנון של כנס החינוך הבלתי פורמלי לרגל חגיגות 100 שנה לצופים הגדרנו כהריון מאוד מאוד ארוך שבסופו נולד כנס. צריך זמן להבשיל

• כיצד מתקשרים את המפגש?

הזמנות, סרטוני אנימציה, פניה אישית מוקלטת- התחלת העברת המסר לגבי מטרות המפגש והערך שיש בו מתחילה כבר בשלב ה save the date. ניתן היום די בקלות לייצר התחלה של עבודה /חשיבה עוד לפני המפגש עצמו ובוודאי שלאחריו בעזרת כלים טכנולוגיים וברשתות חברתיות.

• פיתוח וגיבוש תוכן

זמן הוא המשאב היקר ביותר של המשתתפים. אני ממליצה לצמצם ככל האפשר בברכות ובתכנים שניתן להעבירם במסגרת אחרת (נהלים, מסרים ארגוניים מוכרים). התכנים במפגש רב משתתפים צריכים להיות כאלו שיש להם ערך עבור משתתפים רבים ויכולים לענות על אחת המטרות שהוצבו למפגש. אין דבר מייאש יותר מלהגיע לכנס, לשבת פסיביים שעות ולשמוע על חשיבות של למידת עמיתים או נטוורקינג. בחירה של משתתפים בתוכן, לפני או במהלך המפגש, מייצרת מחוייבות ומעלה את רמת שביעות הרצון והנוכחות.

• שבירת מסגרות

אם מחלקים לסדנאות או מסגרות עבודה מצומצמות צריך יותר מנחים- לא נכון!

בכנס של מכללת לוינסקי באילת הובלתי עבודה סדנאית ל 130 משתתפים בקבוצות קטנות בעזרת לוח Padlet שיתופי אחד והנחיות ברורות לעבודה אישית וקבוצתית. צריך לשחרר קצת את השריר של השליטה ולתת קרדיט לרצון של נשות ואנשי מקצוע להתפתח וללמוד.

להעז לשבור מוסכמות ולהכניס תוכן מעולם אחר,אומנות, מיצג, הפעלת קהל וכו.

• תוכן מבית

קבוצות עבודה, למידת עמיתים, חיבורים בין יחידות ארגוניות- כל הדברים שלא מספיקים לעשות בשגרה וחשוב לאפשר. דוברים/מנחים מתוך הארגון מכירים את הצרכים, מכירים את עולם התוכן וזו גם הזדמנות לאיתור ושימור כוחות מהארגון.

• תוכן מבחוץ

אגב חוויה, מפגש טוב יאפשר נגישות לתכנים שאין למשתתפים ביום יום, תכנים שנמצאים מחוץ למעגל התוכן הקרוב.

לדוגמא, בכנס החינוך לציון 100 שנה לצופים שהיה השבוע הזמנו למושב שעסק בחינוך את עדינה בר שלום הרהוטה והמרשימה שדיברה על תנועות הנוער בחברה החרדית. היה מרתק ואפשר לקבל תובנות חשובות ומעניינות דרך עיניים של אורחת, מתבוננת מבחוץ. בנוסף, חשוב לתאם ציפיות עם מרצים אורחים, להסביר היטב מיהו קהל היעד ומהי המטרה. בהחלט ראוי לצפות ממרצה אורח שיכיר את המאפיינים הארגוניים / השפה של המארחים ויתאים את התוכן בקפידה גם למפגש וגם למסגרת הזמן.

• ניהול זמן

קצב דינמי, התרחשויות בו זמניות, תכנון זמן מספק למפגש בין אישי (נטוורקינג היא סיבה מרכזית לכך שמשתתפים מגיעים לכנסים) והקפדה על לוח הזמנים.

• הפקה

מקצוענות בכל מה שעושים. החל משלב ההזמנות, ההרשמה, שפה עיצובית, הדברים שנראים קטנים אבל משמעותיים כמו חניה, ניהול הזמנים, מיזוג, ישיבה נוחה, טכנולוגיה שפועלת וגיבוי, מערכת שמע מצויינת, שלטי הכוונה, אוכל מספק. כל הדברים שיאפשרו למשתתפים להתרכז בתוכן ובמטרה. ההאקתון שהיה השבוע בסמינר הקיבוצים הוא דוגמא נהדרת לאירוע מורכב וארוך עם הרבה קבוצות יזמים והרבה מנטורים שעובד נהדר בזכות הקפדה על כל הפרטים ברמת התוכן וההפקה.

ואחרי כל זה- לשאול שוב: מה ההצדקה? מדוע אנו מצפים ממשתתפים להגיע? איזה ערך אנחנו יכולים להציע? איך תהליך העבודה הוא בעל ערך בעצמו?

בהצלחה!